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Comment contrôler les vacances de mes employés? Excel, Google, Factorial?

Gérer les absences et contrôler les vacances des salariés est l'une des missions essentielles de toute entreprise et du service des ressources humaines .

Pour cela, il est indispensable de prendre en compte la législation du travail et les conventions collectives qui varient en fonction de la réglementation du pays dans lequel l'entreprise est implantée. C'est pourquoi il n'y a pas de méthode universelle, mais à la place; Il existe des moyens d'organiser toutes ces informations pour les adapter aux besoins législatifs de l'Etat où notre société est domiciliée.

La réglementation de l'État espagnol oblige l'entreprise à informer correctement les travailleurs de leurs obligations et droits. Cela comprend les heures de travail et les vacances; où vous devez préciser à chacune des personnes qui travaillent pour l'employeur le nombre de jours de vacances dont vous disposez selon la loi.

Logiquement, cette période doit être équilibrée et convenue entre les différents travailleurs et l'entreprise; puisqu'elle a également le droit de distribuer et de planifier des horaires afin qu'elle fonctionne et ne cesse pas son activité commerciale. Pour cette raison, les vacances doivent être gérées avec suffisamment de temps pour pouvoir organiser le travail dans l'entreprise et; ainsi compensent les absences des différents travailleurs .

Il est donc nécessaire d'encourager le dialogue entre les travailleurs et les entreprises pour équilibrer la période de vacances. Les vacances doivent être adaptées aux besoins des deux parties.

Dans cet article, nous allons développer 5 options dont disposent les entreprises pour organiser ce dur labeur et; gardez ainsi un contrôle exhaustif de vos collaborateurs. L'une de mes options préférées est Factorial , un logiciel gratuit de ressources humaines. Cependant, je dois expliquer les autres outils ainsi que les avantages et inconvénients de chacun d'eux afin que chaque lecteur puisse choisir celui qui correspond le mieux à ses besoins.

Contenu

  • 1) Feuilles de calcul (Excel)
    • – Étapes pour créer un modèle Excel
  • 2) Google Sheets
  • 3) Agenda depuis Google et Outlook
  • 4) Faites-le manuellement
  • 5) Utiliser un logiciel gratuit de ressources humaines tel que Factorial
  • Conclusions sur la façon de contrôler les vacances de mes employés

1) Feuilles de calcul (Excel)

Les modèles Excel nous permettent de gérer et contrôler différents types d'informations sur notre entreprise: comptabilité, liens SEO depuis notre site internet, statistiques d'un secteur, etc. Les vacances et les absences des travailleurs peuvent également être contrôlées par ce type de logiciel.

Nous allons développer comment configurer certaines feuilles dans Excel, car c'est le programme le plus utilisé au niveau international par tous les utilisateurs. Cependant, il existe d'autres programmes gratuits qui peuvent également remplacer cet outil informatique.

Avantages :

  • Manipulation facile.
  • C'est un programme que toutes les entreprises ont généralement installé sur leur PC (ou un autre tableur).
  • Cela fonctionne bien si notre entreprise a moins de 20 travailleurs.
  • Vous permet d'utiliser différentes couleurs pour chaque travailleur, mois, etc.

Inconvénients :

  • Vous avez besoin de connaissances moyennes – Hauteur Excel pour développer un modèle fonctionnel qui vous permet de compter les jours d'absence de chaque employé.
  • Si vous avez besoin d'Excel comme quadrant de vacances , vous aurez besoin d'un e-mail pour communiquer manuellement avec chaque collaborateur.
  • S'il s'agit d'une grande entreprise, cette tâche de contact manuel peut être un Grave problème lors de l'organisation de toutes ces informations.
  • Incorporez chaque travailleur dans cette feuille de calcul, ainsi que les différentes périodes de vacances.
  • Pour afficher le quadrant, vous devez le joindre à chaque e-mail.

-Étapes pour créer un modèle Excel

  1. Créez un nouveau fichier Excel.
  2. Démarre immovi lisant 4 colonnes sur le côté gauche de l'écran. Dans cet endroit, les noms des travailleurs et les jours et vacances disponibles restants seront collectés.
  3. Lorsque vous l'avez, combinez les cellules de la première ligne et nous mettrons l'année et le titre du quadrant (Ex.: Vacances 2018).
  4. Dans la deuxième rangée, nous devons diviser chacun des mois de l'année.
  5. À leur tour, chacun d'eux doit être divisé, selon le calendrier en cours, en indiquant les jours fériés …
  6. Dans la quatrième ligne, vous pouvez créer une formule qui compte le nombre précédent + 1 afin que le jour apparaisse automatiquement en nombre.

2) Feuilles de calcul Google

Google dispose de nombreux outils informatiques très confortables et utiles pour le développement et l'organisation de nombreuses activités commerciales.

Un de ces outils sont également des feuilles de calcul. Comme dans Excel, Google nous permet de gérer un quadrant de vacances dans une feuille similaire à ce logiciel.

Grâce à cela, nous avons des feuilles de calcul totalement gratuites qui ne nécessitent qu'un e-mail Gmail pour y accéder. Cela nous permet de travailler et de partager ce quadrant avec les différents intervenants qui pourront voir les changements en temps réel. De cette façon, la communication avec chaque travailleur pour contrôler les vacances des employés sera beaucoup plus facile.

Avantages :

  • Fonctionnalité très similaire à Excel.
  • C'est un programme entièrement gratuit.
  • Il permet de partager ces informations avec d'autres personnes.
  • Chaque personne peut avoir un niveau d'utilisateur, c'est-à-dire qu'il permet la possibilité d'exister un ou plusieurs administrateurs et autres qui peuvent simplement observer le document.
  • Il n'est pas nécessaire d'installer un logiciel sur votre PC.
  • Vous permet d'utiliser des couleurs différentes pour chaque travailleur, mois, etc.

Inconvénients :

  • Vous avez besoin de connaissances moyennes – Un grand nombre d'outils et de feuilles de calcul Google pour développer un modèle fonctionnel.
  • Malgré l'accélération de nombreuses procédures grâce au fait qu'il peut voir en temps réel, s'il y a plusieurs administrateurs, le fichier peut être endommagé.
  • En outre, il nécessite Internet pour fonctionner.
  • Chaque collaborateur doit avoir un compte Gmail.
  • Il faut tenir compte du fait que ce fichier ne peut circuler qu'avec les travailleurs concernés, sinon la loi sur la protection des données est violée.

    3) Calendrier Google et Outlook

    Un autre outil Google qui nous permet d'organiser un calendrier de vacances pour nos employés est Google Agenda . Pour ce faire,

    • Vous pouvez créer un nouveau calendrier (par exemple Calendrier des fêtes) .
    • Vous le partagez avec d'autres collègues (ils ont tous besoin d'un compte Gmail).
    • Chaque collaborateur pourra choisir les jours qui l'intéressent.
    • Enfin, l'équipe des ressources humaines vous devrez négocier et adapter le quadrant.

    Si vous utilisez Outlook comme outil pour vous organiser, vous pouvez également effectuer la même opération qu'avec Google Agenda.

    Dans ce cas, pour créer des calendriers et les partager, cliquez sur Groupe de calendriers> Créer un nouveau groupe de calendriers . Donnez-lui un nom qui vous aide à l'identifier: Calendrier des vacances de l'entreprise . Dès lors, tous les collègues peuvent se charger de fixer les dates qui les intéressent.

    Avantages :

    • Les deux sont gratuits.
    • Facile à utiliser.
    • Permet le partage cette information avec d'autres personnes.
    • Vous n'avez pas besoin de compétences informatiques avancées.

    Inconvénients :

    • Cela se complique quand le L'entreprise a un nombre élevé de travailleurs.
    • Il est nécessaire qu'une personne gère et contrôle que tout est adapté aux besoins de l'entreprise.
    • Si vous utilisez Gmail, il est nécessaire que tout le monde ait un compte Gmail.
    • Ce calendrier est meilleur pour l'organisation de tâches et d'événements, mais équilibrer les vacances tout au long de l'année est un peu plus compliqué; À moins que l'entreprise n'autorise uniquement les travailleurs à bénéficier de la période de vacances certains mois. N'oubliez pas que théoriquement si vous le notifiez à l'avance, vous pouvez proposer à l'entreprise de voyager en dehors des mois de juillet, août et septembre.

    4) Faites-le manuellement

    Une autre possibilité est de créer un quadrant à la main comme cela se faisait traditionnellement. Dans ce tableau, nous indiquerons chacun des jours qu'il reste au travailleur de sa période de vacances annuelles.

    Avantages :

    • Ne nécessite pas de compétences informatiques .

    Inconvénients :

    • Toute la gestion est fait manuellement. Vous devez demander à chacun des travailleurs.
    • Habituellement, des erreurs sont commises, dont la conséquence sera une plus grande désorganisation du quadrant de vacances .
    • La personne qui le fait doit avoir une bonne écriture et être très patiente.
    • Fonctionne parfaitement pour les entreprises avec 10 ou moins de travailleurs.

    5) Utilisez un logiciel gratuit de ressources humaines tel que Factorial

    Une autre possibilité consiste à utiliser un logiciel de ressources humaines qui vous permet de contrôler les vacances des employés. C'est l'un des meilleurs outils pour créer des calendriers de vacances grâce aux avantages suivants :

    • Vous permet d'importer tous les jours fériés de votre région d'une seule manière simple et facile; ainsi que de limiter le nombre de jours disponibles pour chacun des travailleurs.
    • De même, il permet aux travailleurs d'accéder au programme pour demander quels jours Ils préfèrent prendre des vacances.
    • Cela permet également de faire la distinction entre les vacances et les périodes d'inactivité pour cause d'absence ou de maladie professionnelle. Vous pouvez même joindre des documents PDF au congé pour classer toute la documentation.
    • Cela permet de classer les autres absences que les travailleurs demandent, en recevant des notifications lorsqu'un collaborateur demande une absence et accepte ou refuse sa demande.
    • Factorial garantit la convivialité et la fiabilité de ces données, sans enfreindre la LOPD.
    • C'est un logiciel gratuit qui ne nécessite qu'un enregistrement.
    • Générez vos propres rapports.
    • Vous permet d'exporter les données vers Excel.
    • Gain de temps.
    • Fonctionne pour les petites et grandes entreprises.
    • Génère des organigrammes.
    • Permet aux employés de tourner.
    • Vous pouvez inclure la paie des travailleurs à côté de leur profil.
    • N'oblige pas le responsable des ressources humaines à contacter chacun des employés ores.
    • Il ne nécessite pas d'installation de programme, il s'exécute directement à partir du navigateur.
    • C'est pour tous les types de d et les entreprises puisque les tâches de ressources humaines sont plus rapides à gérer.

    Inconvénients :

    • Il faut apprendre à gérer un autre programme informatique.
    • Fonctionne uniquement avec le courrier électronique.
    • Factorial n'est pas téléchargeable, vous devez avoir une connexion Internet.

    Conclusions sur la façon de contrôler les vacances de mes employés

    Pour un responsable des ressources humaines, c'est l'une des tâches les plus compliquées de l'année. Leur capacité à organiser le calendrier de toute l'entreprise dépendra de la possibilité pour les travailleurs de profiter de leurs vacances sans que la productivité de l'entreprise ne soit affectée.

    Pour cette raison, il est recommandé d'utiliser des logiciels informatiques pour nous aider et faciliter cette gestion administrative. De cette manière, nous pouvons optimiser la productivité de notre entreprise .

    D'après notre expérience, nous vous recommandons d'essayer Factorial et si ce programme n'est pas votre truc, faites un tableau Excel qui vous permet d'organiser le quadrant de vacances de tous les travailleurs.

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