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Comment et pourquoi faire une destruction sécurisée de documents pour se conformer à la loi sur la protection des données (LOPD)?

Chaque entreprise, entreprise et individu génère une série de documents dans sa vie quotidienne . Après un certain temps, ces documents ne seront plus nécessaires pour classer et garder , devant être détruits pour obtenir plus d'espace dans nos bureaux, maisons, etc.; donc devoir procéder périodiquement à la destruction des documents.

Cependant, tous ces documents contiennent beaucoup d'informations d'un PERSONNAGE PERSONNEL qui ne peuvent pas être exposées à des tiers; Eh bien, si tel est le cas, nous violerions la loi sur la protection des données (LOPD) .

De cette manière, nous ne pouvons pas détruire ces documents en les jetant à la poubelle ou au bac de recyclage du papier sans prendre certaines mesures de sécurité; maximum si nous sommes une entreprise dans laquelle nous travaillons avec des données de tiers et; Par conséquent, nous pourrions de manière imprudente fournir des informations privées sur des personnes à quiconque examine les papiers que nous avons jetés dans le conteneur .

Selon la gravité des événements, cette infraction peut entraîner des sanctions administratives pouvant aller jusqu'à 620. €; ou même dans une infraction pénale contre la vie privée des personnes; notamment, si nous nous consacrons à des secteurs professionnels qui doivent respecter le secret professionnel (ex: médecine, droit, etc.). Pour cette raison, nous devons nous demander Comment détruire la documentation physique en toute sécurité et en conformité avec la LOPD?

Destrucción de documentos: ¿Cómo y porqué cumplir con la LOPD?

Contenu

  • La loi sur la protection des données (LOPD): que dit-elle en référence à la destruction de documents
    • 1) Comment fonctionnent les sociétés spécialisées de destruction de documents?
    • 2) La déchiqueteuse de papier comme système de déchiquetage de documents
    • 3) Brûler du papier comme méthode de destruction de documents
  • Les mesures de Sécurité LOPD: NIVEAU DE BASE, MOYEN ET HAUT
  • Conclusions

La loi de Protection des données (LOPD): ce que d glace en référence à la destruction de documents

Bien que cela puisse paraître surprenant, la réglementation LOPD nous oblige à prendre certaines mesures pour que la destruction des documents soit efficace. Cela ne nous aide pas simplement à déchirer le papier en plusieurs morceaux ou; biffer certaines informations pertinentes; puisque les progrès technologiques rendent possible la reconstruction de ces écrits.

Pour cette raison, l'idéal est de détruire les documents avec les méthodes recommandées par le LOPD. Pour cela, il existe des sociétés spécialisées dans la destruction de documents qui respectent cette réglementation et; Ils offrent à leurs clients la garantie que l'accord a été respecté. C'est une externalisation du service; Mais c'est la méthode la plus fiable et la plus efficace pour que vous puissiez garantir à l'entreprise qu'elle a correctement détruit toute cette documentation et; éviter ainsi qu'une sanction économique ou une plainte de tout citoyen (client, fournisseur, employé, concurrence …).

Nous pouvons également choisir d'autres méthodes, comme détruire le papier avec un destructeur de papier ou brûler les documents .

1) Comment Les entreprises spécialisées dans la destruction de documents fonctionnent-elles?

Il existe de nombreuses entreprises spécialisées dans la destruction de documents. Leurs services incluent le service de destruction; mais aussi de garantir la qualité de son service par la délivrance d'un certificat .

La manière de procéder est apparemment très simple; Il s'agit essentiellement de faire appel à leur service et l'entreprise met à la disposition du client un container de sécurité dans lequel sera déposée toute la documentation susceptible d'être détruite.

En fonction du volume et du type de cimentation, cette société fournira à son client différents types de conteneurs. Les palettes, les étagères et les documents papier simples sont normalement différenciés.

Pour cette raison, bien que ces entreprises soient utiles pour les particuliers et les entrepreneurs; ils sont plus avantageux pour ces derniers; car beaucoup d'entre eux doivent procéder à l'expurgation de tous leurs documents lorsqu'ils ont cessé de servir ou peuvent être légalement réclamés .

Lorsque les conteneurs sont pleins; Ils sont collectés pour transporter tous ces objets jusqu'à l'endroit où ils seront complètement détruits.

Par conséquent, embaucher l'une de ces entreprises nous apportera une série d'avantages à prendre en compte:

  • Garanties de conformité légale.
  • Transfert de risque: S'il y a une erreur dans la procédure, le responsable sera l'entreprise sous-traitée.
  • Gain de temps: de nombreuses entreprises collaborent même avec le client lors de l'exposition de tous les fichiers et documents dans les conteneurs. Vous pouvez vous consacrer à ce qui vous intéresse vraiment et vous procure des revenus dans votre entreprise.
  • C'est un système rapide, propre et efficace .
  • De plus, si vous souhaitez détruire des fichiers entiers, il existe des sociétés de destruction de fichiers qui vous aideront dans le processus.

Et un seul inconvénient: payer pour leurs services. Mais ceci lorsque supporte la TVA aussi peut être déduit dans notre activité commerciale .

Pourquoi le certificat est-il important?

Il est essentiel que l'entreprise sous-traitée garantisse la sécurité de ses services par la délivrance d'un certificat. Cela doit garantir la confidentialité tout au long du processus.

De cette manière, si les données propriétaires de certaines personnes sont violées, la responsabilité passe à l'entreprise sous-traitée au lieu de la principale.

La norme UNE-EN 15713 – 2078

Le UNE-EN 5108 – 2010 fait référence au fait que l'entreprise engagée pour détruire des documents respecte les exigences légales pour vous consacrer à ce service:

  • Contrat de service .
  • Certificat de destruction.
  • Installations propres et appropriées.
  • Véhicules spécialisés et géolocalisés.
  • Notre propre personnel qualifié.
  • Collection et transport en toute sécurité.
  • Réception, conservation, destruction.
  • Confidentialité, sécurité.
  • De plus, ces entreprises classent dans leurs rapports le type de matériel à détruire:

    • Classe A : Papier , plans, documents et dessins
    • B : Cartes SIM et négatifs.
    • C: Bandes vidéo et audio , disquettes, cassettes et films.
    • D: Ordinateurs y compris les disques durs, les programmes préinstallés, les lecteurs de cartes à puce, les composants et autres supports physiques.
    • E: Identifications , CD et DVD.
    • F: Marchandises contrefaites , plaques d'impression, microfiches, cartes de crédit et d'achat et autres produits.
    • G: Vêtements de marque et uniformes d'entreprise.
    • H: Radiographies et diapositives.

    2) La déchiqueteuse de papier comme système de déchiquetage de documents

    Si nous voulons acheter une déchiqueteuse de papier; nous pouvons le localiser dans différentes entreprises et marchés. Elle nous aidera à détruire toute la documentation obsolète de notre société ou tous les écrits que nous devons éliminer pour toute autre raison de manière légale; comme certains contrats qui doivent être détruits après leur conclusion.

    Après sa destruction, le papier peut être jeté dans un bac de recyclage de papier normal .

    Il est essentiel de savoir que tous les broyeurs ne conviennent pas à toutes les entreprises et; pour sélectionner la plus adaptée à nos besoins, il faut observer le type d'informations que nous fournissons et la taille qu'elles prennent en charge.

    Cependant, également le type de destruction effectué par le broyeur doit être respecté. En fonction de vos niveaux de confidentialité, il peut suffire ou non que le destructeur déchiquète le papier. Par exemple, si notre entreprise a un niveau de sécurité faible, ce type d'opération nous sert; mais d'un autre côté, si nous avons un haut niveau, nous devrons convertir ces feuilles en petits morceaux de papier qui empêchent leur reconstruction ultérieure.

    Par conséquent, si vous optez pour une déchiqueteuse de papier, vous devez prendre en compte le niveau de sécurité basé sur la LOPD.

    Le principal avantage est que nous aurons notre propre système dans notre bureau pour la destruction des fichiers et des documents. Et comme inconvénients, nous avons un système bruyant; la perte de temps que vous devez avoir pour détruire ces documents et; Surtout, à de nombreuses reprises, ces machines chauffent et tombent en panne.

    3) Brûler du papier comme méthode de destruction de documents

    Le troisième système pour détruire des documents est la calcination du papier . Pour cela, les papiers sont brûlés en les transformant en cendres; soit dans un four à bois similaire à ceux du secteur de la restauration; ou dans la chaudière.

    Le principal avantage que vous pouvez le faire vous-même; mais le principal inconvénient est que si vous causez un incendie, cela peut être une infraction pénale. De plus, brûler du papier prend un certain temps ; nécessite un espace suffisant pour pouvoir le faire et ne garantit pas que toutes les informations seront détruites.

    Mesures de sécurité du LOPD: Niveau BASIQUE, MOYEN ET HAUT

    En fonction du niveau de sécurité de notre entreprise, nous devrons avoir une série d'éléments à prendre en compte le temps de détruire les documents et les fichiers.

    Les mesures de sécurité sont classées autour de trois niveaux: de base, moyen et élevé .

      Haut niveau : c'est lorsque les fichiers ou le traitement des données contiennent des informations sur l'idéologie, l'appartenance syndicale, la religion, les croyances, l'origine raciale, la santé ou la vie sexuelle. Précisément, ces informations sont liées aux droits fondamentaux .

      • Aussi quand ils sont collectés à fins policières sans le consentement des personnes concernées.
      • Ou en cas de violence de genre .
      Niveau moyen : à ce niveau, les données contiennent des informations sur:

      • Les données relatives à la commission de infractions administratives ou pénales ou sont régies par l'article 29 de la LOPD ( solvabilité du capital et crédit ).
      • des administrations fiscales, des entités financières , des Organismes de Gestion et des Services Communs de Sécurité Sociale, mutuelles d'accidents du travail et maladies professionnelles.
      • qui offrent une définition de la personnalité et permettent d'évaluer certains aspects de celle-ci ou du comportement des personnes ,
      • des opérateurs des communications électroniques, concernant les données de trafic et de localisation
    • Niveau de base : tout autre fichier contenant des données personnelles.
      • Aussi les fichiers du Haut niveau (données d'idéologie, affiliation syndicale, etc.), lorsqu'ils sont utilisés à des fins exclusives pour effectuer un transfert d'argent .
      • Dans le cas de fichiers ou de traitements non automatisés ou il s'agit de traitements manuels de ces types de données accessoirement ou accessoire, qui ne sont pas liés à la finalité du fichier .
      • Dans les fichiers ou traitements qui contiennent les données d'accueil , qui se réfèrent exclusivement au degré ou à l'état du handicap ou à la simple déclaration d'invalidité, en raison de l'accomplissement de fonctions publiques.

    Conclusions

    Enfin, en tant que conseillers juridiques , nous recommandons que l'option la plus réalisable, viable et confortable soit l'embauche d'une entreprise qui détruit des documents pour vous. De cette façon, on gagne du temps, on se dissocie de cette gestion et surtout on dégage une partie de la responsabilité d'une éventuelle erreur ou échec dans le processus.

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