Catégories
Uncategorized

Les meilleurs outils pour détruire des documents en ligne / hors ligne

Chaque entreprise, entreprise et individu génère une série de documents dans sa vie quotidienne . Après un certain temps, ces documents ne seront plus nécessaires pour classer et garder , devant être détruits pour obtenir plus d'espace dans nos bureaux, maisons, etc.; donc devoir procéder périodiquement à la destruction des documents. Pour cette raison, nous proposons aujourd'hui une série d'outils pour détruire des documents en ligne / hors ligne.

Las Mejores herramientas para destruir documentos online / offline
Les meilleurs outils pour détruire des documents en ligne / hors ligne

Contenu

  • Quels documents devez-vous détruire d'une manière spéciale?
    • Les meilleurs outils pour détruire les documents physiques
      • 1) Embaucher une entreprise spécialisée dans la destruction de documents
      • 1.1) Comment fonctionnent ces sociétés spécialisées dans la destruction de documents?
      • 2) La déchiqueteuse de papier comme système de déchiquetage de documents
      • 3) Brûler du papier comme méthode de destruction de documents
    • Destruction de documents informatiques
      • A) IObit Uninstaller
      • B) Détruire le périphérique informatique
      • C) Et les fichiers d'hébergement?
      • Conclusions sur les outils de destruction de documents

Quels documents doivent être détruits de manière particulière?

Tous les documents commerciaux ne contiennent pas des informations sur le CARACTÈRE PERSONNEL . Nous pouvons éliminer ces types de documents physiques instantanément sans avoir besoin d'une méthode fiable pour se conformer à la loi sur la protection des données.

Cependant, il existe d'autres types de documents qui contiennent des informations de PERSONNAGE PERSONNEL . Pour ces cas, vous devez suivre une procédure spécifique que nous avons déjà expliquée dans l'article: «  Comment et pourquoi faire une destruction sécurisée de documents pour se conformer à la loi sur la protection des données (LOPD)? »

De cette manière, nous ne pouvons pas détruire ces documents en les jetant à la poubelle ou au bac de recyclage du papier sans prendre certaines mesures de sécurité; maximum si nous sommes une entreprise dans laquelle nous travaillons avec des données de tiers et; par conséquent, nous pourrions de manière imprudente fournir des informations privées sur des personnes à quiconque examine les papiers que nous avons jetés dans le conteneur .

Ce même fait se produit avec la documentation en ligne; Pour cette raison, nous avons rédigé l'article sur les meilleurs outils pour détruire des documents en ligne / hors ligne .

Les meilleurs outils pour détruire les documents physiques

La LOPD nous conseille de détruire les documents physiques avec une série de méthodes détaillées ci-dessous:

1) Engager une entreprise spécialisée dans la destruction de documents

L'idéal selon la LOPD est de détruire les documents de manière à ce que ces données personnelles des clients et des entreprises ne soient jamais accessibles. Pour cela, la meilleure méthode est de faire appel aux services d'une entreprise dédiée à la destruction de documents; car ils vont choisir la méthode la plus efficace pour supprimer ces fichiers. Par exemple, All Safe Documents est l'une de ces sociétés spécialisées dans ce domaine.

Ils garantissent la destruction de tous types de documents; Ils peuvent également collecter la documentation périodiquement et fournir un certificat à l'entreprise que ces documents ont été collectés et seront efficacement détruits (conformément à la norme UNE 8118). De cette manière, la responsabilité civile de notre société est entièrement assurée et déléguée à All Safe Documents.

Sans aucun doute, engager une entreprise spécialisée dans ce domaine constitue la méthode la plus fiable et la plus efficace pour garantir à l'entreprise qu'elle a correctement détruit toute cette documentation et; éviter ainsi qu'une sanction économique ou une plainte de la part de tout citoyen (client, fournisseur, employé, concurrence …).

1.1) Comment ces entreprises se spécialisent-elles dans détruisent les documents ?

De plus, la manière de procéder est apparemment très simple; Il s'agit essentiellement de faire appel à leur service et l'entreprise met à la disposition du client un conteneur de sécurité dans lequel sera déposée toute la documentation susceptible d'être détruite.

En fonction du volume et du type de cimentation, cette société fournira à son client différents types de conteneurs. Les palettes, les étagères et les documents papier simples sont normalement différenciés.

Pour cette raison, bien que ces entreprises soient utiles pour les particuliers et les entrepreneurs; ils sont plus avantageux pour ces derniers; car beaucoup d'entre eux doivent procéder à l'expurgation de tous leurs documents lorsqu'ils ont cessé de servir ou peuvent être légalement réclamés .

Les avantages de recourir aux services de ce type d'entreprise sont nombreux: garanties de conformité légale; transfert de risque; gain de temps; est un système rapide, propre et efficace .

Le seul inconvénient est que vous devez payer pour leurs services; bien que cela lorsque supporte la TVA aussi peut être déduit dans notre activité commerciale .

2) La déchiqueteuse en tant que système pour la destruction de documents

Si nous voulons acheter une déchiqueteuse de papier; nous pouvons le localiser dans différentes entreprises et marchés. Elle nous aidera à détruire toute la documentation obsolète de notre société ou tous les écrits que nous devons éliminer pour toute autre raison de manière légale; comme certains contrats qui doivent être détruits après leur conclusion.

Après sa destruction, le papier peut être jeté dans un bac de recyclage de papier normal .

Cependant, il faut savoir que tous les broyeurs ne conviennent pas à toutes les entreprises et; Pour sélectionner la plus adaptée à nos besoins, nous devons observer le type d'informations que nous fournissons et la taille qu'elles prennent en charge.

En fonction des niveaux de confidentialité et des données dont dispose l'entreprise; vous devez acheter un type de déchiqueteur. Par exemple, si notre entreprise a un niveau de sécurité faible, les destructeurs nous servent; Mais d'un autre côté, si nous avons un haut niveau, nous devrons convertir ces feuilles en petits morceaux de papier qui empêchent leur reconstruction ultérieure.

Par exemple, les bureaux juridiques traitent les informations sensibles importantes de nos clients et; notre niveau est élevé. Dans ces cas, vous devez vous rendre dans une déchiqueteuse qui transforme les feuilles en petits morceaux de papier qui empêchent leur reconstruction ultérieure.

Par conséquent, nous conseillons toujours de faire appel à des entreprises externes au lieu de machines pour le détruire nous-mêmes. Grâce au service de suppression de fichiers avec All Safe Documents, nous pouvons même détruire ces fichiers «  in situ »(chez le client).

3) Graver du papier comme méthode destruction de documents

Le troisième système pour détruire des documents est la calcination du papier . Pour cela, les papiers sont brûlés en les transformant en cendres; soit dans un four à bois similaire à ceux du secteur de la restauration; ou dans la chaudière.

Le principal avantage que vous pouvez le faire vous-même; mais le principal inconvénient est que si vous causez un incendie, cela peut être une infraction pénale. De plus, brûler du papier prend un certain temps ; nécessite un espace suffisant pour pouvoir le faire et ne garantit pas que toutes les informations seront détruites.

Destruction de documents informatiques

La LOPD conseille également de détruire correctement les unités d'information des supports informatiques tels que: cartes sim, cd, dvd, ordinateurs, disques durs, programmes préinstallés, cartes de lecture à puce, composants matériels et supports physiques.

Les entreprises spécialisées dans la destruction de documents effectuent également ce type de service. Mais il existe d'autres mécanismes pour les détruire correctement.

A) IObit Uninstaller

Dans le PC , la documentation malgré son élimination lors de la désinstallation des programmes, contient toujours des résidus.

Pour supprimer efficacement les informations sur un disque dur, nous devons installer un logiciel spécialisé pour détruire des documents et des programmes .

Grâce à des applications comme IObit Uninstaller, nous pouvons désinstaller des programmes et des dossiers en éliminant tous leurs résidus dans le registre Windows et; les documents de ce programme informatique. En fait, ce programme vous permet de désinstaller des fichiers et de détruire des documents comme s'il s'agissait d'une déchiqueteuse de papier.

IObit Uninstaller: una herramienta para destruir documentos eficientemente en nuestro PC
IObit Uninstaller: un outil pour détruire efficacement les documents sur notre PC

B) Détruire le périphérique informatique

Lorsque l'on se débarrasse d'un équipement informatique, il est conseillé de toujours formater l'équipement. Cependant, lorsqu'il s'agit d'entreprises qui ont des informations sensibles sur leurs disques durs, il est conseillé de les extraire et si nous voulons vendre cet équipement ou le donner à un tiers sans disque dur.

De nombreux informaticiens savent comment récupérer des informations du disque dur malgré le formatage. Nous ne pouvons pas prendre ce risque et il est préférable de retirer ce disque dur et de procéder à son élimination.

Là encore, des entreprises spécialisées dans la destruction de documents réalisent ce type de tâches. Si nous voulons le faire manuellement, nous devrons frapper l'unité plusieurs fois (sinon un disque ssd), afin qu'il libère le liquide et casse l'unité . Par exemple avec des coups de marteau.

Une fois détruit, nous devrons emmener l'unité dans un point propre pour le recyclage ou la destruction finale.

C) Et les fichiers d'hébergement?

Lorsque vous louez un serveur auprès d'une entreprise pour héberger votre site Web, il est important de savoir qu'il s'agit d'un service de location de matériel informatique.

Si nous migrons ce site Web, la responsabilité de supprimer complètement les fichiers incombe à l'entreprise qui offre ces services.

Quoi qu'il en soit, lorsque nous supprimons un document de notre hébergement, nous pouvons toujours voir s'il est toujours sur notre serveur grâce à des outils tels que Filezilla ; ou via un autre outil d'accès FPT.

¿Cómo puedo instalar ads.txt en mi página web?
Filezilla: un outil pour détruire des documents sur notre hébergement ou serveur

Si nous gérons des plugins de cache pour notre site Web, il est toujours important de nettoyer ce cache afin que personne ne les voie déchets temporairement. N'oubliez pas que s'il s'agit d'un programme sur notre site Web, il doit également être supprimé de la table de données MySQL.

¿Cómo puedo instalar ads.txt en mi página web?

Conclusions sur les outils de destruction de documents

Enfin, en tant que conseillers juridiques , nous recommandons que l'option la plus réalisable, viable et confortable soit l'embauche d'une entreprise qui détruit des documents pour vous. Ce n'est pas une question d'instrument, mais ils disposent des meilleurs outils pour détruire des documents; De cette manière, on gagne du temps, on se dissocie de cette gestion et, surtout, on dégage une partie de la responsabilité d'une éventuelle erreur ou échec dans le processus.

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *